Un plan concret et rapidement déployable, construit à partir des ateliers et des irritants exprimés par les équipes comptables et syndic. L'IA assiste, l'humain décide.
Les ateliers n'ont pas révélé un potentiel théorique : ils ont recensé des usages déjà testés par les équipes, avec des résultats probants. Le plan consiste à généraliser ce qui fonctionne.
Le constat des équipes est lucide : un gain de 20 % serait déjà considéré comme utile. C'est précisément l'ordre de grandeur atteignable sur les tâches répétitives à faible valeur ajoutée, sans toucher au contact humain.
Aucun contenu généré ne part vers un client, un fournisseur ou un copropriétaire sans relecture et personnalisation par le collaborateur.
L'IA travaille en coulisses : analyse, synthèse, préparation. La relation avec les copropriétaires n'est jamais automatisée.
Chaque usage respecte le cadre RGPD à trois niveaux (volet 06). Environnement professionnel avec accord de traitement des données, jamais de compte grand public.
La connexion aux bases Powimo, Seitra ou Sage est aujourd'hui verrouillée. Les quick wins fonctionnent hors de ce verrou ; la connexion profonde relève du scénario outillage de l'audit.
Chaque cas répond à un irritant exprimé par les équipes. Priorisation selon deux critères : gain de temps immédiat et facilité de déploiement.
Aucun de ces usages ne nécessite de connexion aux logiciels métier : uniquement des documents choisis manuellement, dans un environnement professionnel sécurisé.
Résumé de boîte après absence, tri par urgence, brouillons de réponses types relus par le collaborateur. Irritant n°1 cité par toutes les équipes.
Tableau comparatif des 3 devis réglementaires, points de vigilance, projet de note pour le conseil syndical.
Recherche d'une décision, d'une date de travaux, d'une règle de répartition dans des documents parfois anciens de plusieurs décennies.
Généralisation du duo transcription + mise en forme pour conseils syndicaux et réunions internes, avec trame homogène VIA.
Bibliothèque de trames : appels de fonds, urgences travaux, message type de rejet des factures non conformes, relances fournisseurs dès avril/mai.
Les usages récurrents deviennent des prompts partagés, testés et versionnés, avec un responsable nommé. C'est l'outil qui transforme des initiatives isolées en pratique d'équipe.
Le cadre s'articule avec la mission DPO externe en cours de contractualisation. Tout usage IA passe par un environnement professionnel avec accord de traitement des données.
Le collaborateur sélectionne et téléverse lui-même chaque document, après vérification du contenu (minimisation des données personnelles).
L'IA accède en continu à une boîte mail ou un espace documentaire. Volume et sensibilité supérieurs : analyse d'impact préalable requise.
L'IA agit sur les systèmes (écrit, classe, envoie). Réservé à la vague 3, après retour d'expérience des vagues 1 et 2 et validation du cadre de gouvernance.
Un référent compta et un référent syndic : premier niveau d'entraide, remontée des usages qui marchent, garde de la bibliothèque de prompts. Nommés dès la vague 0.
Sur les tâches ciblées : temps de traitement des e-mails au retour d'absence, délai de comparaison des devis, temps de production des comptes rendus. Mesure simple avant / après, sans usine à gaz.
Direction + référents : usages adoptés, difficultés, arbitrages RGPD, décision d'ouvrir (ou non) les cas de niveau 2. C'est ce comité qui déclenche les vagues suivantes.
Principe constant de la mission : les gains attendus tiennent à l'outillage et au processus, jamais à un jugement sur les personnes. L'IA outille des équipes compétentes qui compensent aujourd'hui par l'effort.
Les cas d'usage sont validés par les équipes elles-mêmes, le cadre RGPD est défini, le déploiement tient en 90 jours. Il ne manque que le feu vert pour former et lancer la première vague avant l'hiver.